.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
Organisatie
Ook al bent u niet aanwezig geweest, graag zien wij uw reactie’s op pagina van de gastenboek.
Verslag van vergadering organisatoren Tirbani familie milan 25 januari 2014 ten huize van Bisnoe Ramautar.
Aanwezig: Bisnoe Ramautar, Sjane Bhattoe, Glenn Sewnandan.
Afwezig: Rajni Ori, Dheeraj Ramautar, Sangeetha Mangal Bhapi Ramautar.
We hebben de knoop doorgehakt. De 3de familie milan gaat definitief door!
Sangeetha heeft te kennen gegeven dat i.v.m. haar huwelijk dit jaar weinig tijd over heeft voor de organisatie.
Familieleden die niet reageren op de reminder niet meer benaderen.
Familieleden die verzuimen hun bijdrage over te maken en toch op de milan aanwezig willen zijn eerst bij de poort moeten afrekenen.
Familieleden die aanwezig zijn een (dankjewel)e-mail sturen met de mededeling dat de familie milan definitief doorgaat. Voor hun suggesties en ideeen zij de mogelijkheid hebben deze kenbaar te maken in de gastenboek van de website www.tirbani.nl
Bisnoe neemt contact op met de heer Gummels van Paloeloe of het mogelijk is de volgende vergadering op locatie van Sociaal Culturele Vereniging Paloeloe, Abdissenbos 15 (De Keet) 2715 XA (Wijk Meerzicht) in Zoetermeer af te spreken.
Indien Paloeloe niet door gaat dan op locatie Bastille 14, 2652 HW in Berkel en Rodenrijs. Datum en tijd volgende vergadering 29 maart 2014 om 15.00 uur.
Namens voorzitter,
Glenn Sewnandan
Met goedkeuring van voorzitter Glenn en notuliste Rajni
Notulen ter voorbereiding Milan 2014Datum: 5 Oktober 2013
Tijd: 16.00 – 18.30
Locatie: Bio S.Ramautar Enschede
Aanwezig: Bisnoe, Bio S.Ramautar, Dheeraj, Glenn, Sjane en Rajni
Afwezig: Sangeeta (Afgemeld), Bapie (Afgemeld)
Voorzitter: Bisnoe
Notulist: Rajni
Volgende vergadering: 18 januari 2014
Agenda
1. Opening
2. Ingekomen stukken en mededelingen
3. Gaan we verder als bestuur of niet
4. Wat er verder van tafel komt
5. Rondvraag
6. Sluiting
1. Opening
Bisnoe opent de vergadering
2. Ingekomen stukken en mededelingen
Ontvangen Email:Â Mail van bestuursleden die niet aanwezig waren en mening over agendapunt. Structuur bestuur en gedragscode: Bestuursleden houden zich vrijwillig bezig met organiseren. Maar vergaderingen bijwonen en afspraken maken voor vergaderingen moet strikter. Verantwoordelijkhedenen afspraken, moeten nagestreefd worden door de bestuursleden en zijn vooral niet vrijblijvend. Ook moet er een duidelijke structuur binnen het bestuur komen en taken verdeeld worden.
3. Gaan we verder als bestuur of niet
Doel van Milan is familie bij elkaar brengen en er samen een onvergetelijke dag van maken met de middelen die er zijn. Bij de eerste Milan waren er 8 leden en veel familieleden die niet in het bestuur zaten boden hun hulp aan. Na de eerste Milan stapte er veel leden uit het bestuur en bleef het aanbieden van hulp bij veel familieleden weg tijdens 2de Milan. Nu komt de 3 de Milan aan en is een overzicht en duidelijkheid noodzakelijk.
Bestuur bestaat nu nog uit de volgende leden; Glenn, Sjane, Bisnoe, Sangeeta, Bapie, Bio, Dheeraj en Rajni.
Sudesh is een ongeveer een jaar non actief, maar heeft aangegeven mee te helpen met de Milan. Rajni zal telefonisch contact met Sudesh opnemen om te kijken welke rol hij tijdens de Milan zou willen vervullen. Tevens heeft Bhajo aangeven mee te willen helpen tijdens het feest, maar uit het bestuur te stappen. Om de Milan goed te organiseren moet er overzicht komen, wie wat zou kunnen betekenen op de dag zelf. Hierover zal nog gemaildworden naar desbetreffende personen.
4. Wat er verder ter tafel komt
Locatie wijzigen: locatie Zoetermeer past beter bij het budget, huur bedraagt €350,00. Zaal is geschikt voor 75 personen en feest zal beginnen om 14.00 uur. Met de prijs zou het een en ander onderhandelt kunnen worden, dit zal Bisnoe binnenkort doen. Sjane en Glenn zullen bellen of de zaal 7 juni 2014 beschikbaar is en informeren naar de muziekinstallatie in de zaal.
Concept maaltijd: Voor de volgende vergadering moet er een concept komen met mogelijke gerechten en hapjes voor de Milan. Deze gerechten en hapjes moeten passen bij het budget.
Budget Milan: In december 2013 moet het geld binnen zijn. Er zal door Sjane en Glenn een mail worden opgesteld, waar gevraagd word binnen 14 dagen te antwoorden. Daarna zal Glenn een overzicht maken van geen gehoor over deze email, deze groep zullendoor Sjane en Rajni telefonisch benaderd worden.
Nieuwe voorzitter: Glenn is benoemd tot de nieuwe voorzitter door aanwezige bestuursleden.
Brief opstellen: voor familieleden die willen helpen of hapjes willen meenemen.
5. Rondvraag
Geen meldingen.
6. Sluiting
Bisnoe sluit de vergadering
Volgende vergadering
Datum: 18 januari 2014
Aanvang: 15.00
Locatie: Lemmer bij Dheeraj en Rajni
Actielijst
Brief betaling
Brief hulp ( familieleden die willen helpen)
Zaal onderhandeling, beschikbaarheid en muziekinstallatie & Concept maaltijd .
Ons mailadres is: Tirbeni1912@gmail.com
Notulen Milan 2013
Datum: 9 maart 2013
Tijd: 14.00 – 17.30
Locatie: La place Rijksweg A4 -1-B
Aanwezig: Bisnoe, Dheeraj, Glenn, Sangeeta, Sjane en Rajni
Afwezig: Bapie (afgemeld), Bhajo (afgemeld) en Sudesh ( geen afmelding)
Voorzitter: Bisnoe
Notulist: Rajni
Volgende vergadering: 1 juni 2013, te Den Haag (Sangeeta)
1. Opening
2. Notulen van de vergadering van zaterdag 8 december 2012
3. Ingekomen stukken en mededelingen
4. Speed date met muziek en dans uitleg Sjane en Glenn
5.Maaltijd verfrissend menu uitleg Sjane en Glenn
6.Locatie en opties zaal voor alle leden uitleg Bisnoe
7.Afhankelijkheid mogelijkheden prijskaart samenstelling bijdrage uitleg Bisnoe
8. Vragenlijst opstellen uitleg Bisnoe
9. Verslag penningmeester
10.Verslag Kascommissielid
11. Wat er verder van tafel komt
12. Rondvraag
13. Sluiting 17.001.
1. Opening
Bisnoe opent de vergadering.
2. Notulen van de vergadering van zaterdag 8 december 2012
Is door de aanwezigen goedgekeurd en vastgesteld.
3. Ingekomen stukken en mededelingen
Mededeling: Op verzoek van Sudesh, is er door Sangeeta mail verstuurd naar Anil. Tot op heden niets vernomen. Er is besloten het hierbij te laten.
Email ideeën: Mail ontvangen van Sita Ramautar met ideeën voor de volgende Milan.
Mededeling: Bij twee keer zonder af te melden, exit organisatie.
4. Speed date met muziek en dans uitleg Sjane en Glenn
Uit de enquete bleek, dat er animo was naar familie verkennen. Niet iedere familielid kent elkaar.
Doel van speed daten is dan ook familie verkennen en een gezellige dag van maken. Hoe het plaatsen van stoelen en tafels zal zijn, zal later besloten worden. Bij ontvangst van de Milan, zal er een opstelling van tafels worden gemaakt. Tevens zal er een lijst met vragen of kaarten met vragen verschaft worden, voor familieleden die een gesprek moeilijk opgang kunnen brengen. Duur van zo een date zal 5 min max. zijn.
Bingo met mooie prijzen, workshop en teambuilding opdrachten zouden mogelijke activiteiten voor de volgende keer kunnen zijn. Hier zal nog over gebrainstormd worden. Tijdsduur activiteiten zal later besloten worden.
Dag wordt afgesloten met muziek en dans .
Tijdsduur van deze activiteiten volgt.
5.Maaltijd verfrissend menu uitleg Sjane en Glenn
Uit de enquete bleek er een wens te zijn naar meer variatie en eten te peper. Snacks die tijdens Milan uitgedeeld worden, zullen van te voren besproken worden. Hierdoor is er een zekerheid over de snacks en planning van uitdelen over de gehele dag. Familieleden die zelf vrijwillig iets extra willen meenemen, zijn vrij om dit te doen. Er moet een planning rond om uitdelen en eten beheren volgen.
Er is de vorige keer Milan te veel ingekocht en weg gegooid, daarom is er besloten zuiniger mee om te gaan. Het eten zal ondertoezicht van Sjane zijn en tevens ook het inkopen daarvan. Uitdelen van snacks zal ondertoezicht van Rajni zijn.
6.Locatie en opties zaal voor alle leden uitleg Bisnoe
Budget voor Milan zal 1500 euro zijn, alle kosten bij elkaar zouden 1500 euro moeten bedragen en niet meer. Er zal verder gekeken worden naar locaties en de doelstellingen zullen dan nog bijgesteld worden.
Voor locatie zal er een max. budget zijn van 500 euro. Er zal gezocht worden naar een centrale locatie, om meer opties te creëren zullen er locaties gezocht worden in Almere, Lelystad, Amsterdam, Den Haag en Zoetermeer.
Bisnoe heeft een locatie in Lemmer, deze is gratis. Sjane heeft een locatie op het oog in Zoetermeer, bezoek en foto;s volgen hiervan. Sangeeta zal in Den Haag opzoek gaan en Dheeraj/Rajni zullen in Almere, Lelystad en Amsterdam opzoek gaan. Deadline voor de locatie zal volgende vergadering 1 juni 2013 zijn.
7.Afhankelijkheid mogelijkheden prijskaart samenstelling bijdrage uitleg Bisnoe
Voor nu besloten, eerst zaal dan pas prijskaart samenstellen.
8. Vragenlijst opstellen uitleg Bisnoe
Er zal geen vragenlijst opgesteld worden. Er wordt een uitnodiging verstuurd met deadline van betaling of betalingen in 3 termijnen. Vanaf 60 jaar, vrijwillige betaling.
9. Verslag penningmeester
Kas stroomoverzicht 2013 is ondertekend door voorzitter Bisnoe, kascommissielid Glenn en penningmeester Sangeeta.
11. Wat verder ter tafel komt
Geen meldingen
12.Rondvraag
Geen meldingen
13. Sluiting
Bisnoe sluit de vergadering
Actielijst
Locatie
Datum
Globale prijsberekening
Uitnodiging
Enquêteformulieren
De enquêteformulieren zijn door alle aanwezige gezinnen ingevuld; enkele opmerkingen die gegeven werden; te veel activiteiten op elkaar, eten te peper, het liefst feest één keer in de twee jaar en accommodatie was matig, te klein en te ver. Verdere resultaten en cijfers zijn te vinden in de nieuwsbrief en enquête uitslag.
Evaluatie Shalini en Danine ( de gastvrouwen)
De gastvrouwen hebben de familiedag als zeer positief ervaren; gezellige sfeer, activiteiten sloten goed aan per categorie en natuurlijk de slaagde act van de buikdanseres die alle aanwezige familievrouwen tot in hoge sferen bracht. De enquêtes werden goed en serieus ingevuld. Aandachtspunten voor de organisatie; neem een langere voorbereidingstijd voor activiteiten, kortom verbetering is vooruitgang.
Bijdrage Familiefeest m.b.t. gezinssamenstelling
De organisatie zal 60,00 euro hanteren per gezin daar de kosten van het familiefeest nu eenmaal kosten met zich meebrengt. De organisatie is zich ervan bewust dat er absoluut rekening gehouden wordt het feit dat niet alle familieleden een grote beurs hebben,echter indien het betalen van de eigen bijdrage problemen oplevert voor een gezin dan is dat altijd bespreekbaar met de organisatie. Feit blijft dat de kosten gedragen zullen worden door familieleden. De keerzijde is dat er enkele familieleden en organisatieleden zijn die ook nog een stuk anonieme sponsoring doen.
Ongewenst gedrag in omgang familieleden
De organisatie vindt het niet wenselijk dat familieleden ongewenst gedrag vertonen op het familiefeest. Je kunt denken aan grof taal in de mond tegen een ander en drankmisbruik en daarbij het vertonen van agressief gedrag tegen andere familieleden. De verbeterpunt hierin voor de organisatie is dat op  het eerst volgende familiefeest er een organisatielid wordt aangewezen die het aanspreekpunt zal zijn om dit soort incidenten meteen terplekke op te lossen.Speeddate volgend familiereünieNiet iedere familielid kent elkaar. Een activiteit voor de volgende keer zou kunnen zijn; wie is wie en leer elkaar in zeer korte tijden kennen.Â
Rondvraag: geen
Nieuwe vergaderdatum
Zaterdag 9 maart om 14:00 uur. Locatie volgt nog.
Einde vergadering
Kasstroomschema
Balans 18 december 2012
| Aantal uitgenodigden: | 66 gezinnen | |
| Aantal betaald: | 25 gezinnen | |
| 25 gezinnen: | 25 x €60 | €1.500 |
| Extra ontvangen gelden | €150 | |
| Sub totaal ontvangen: | €1.650 | |
| Uitgaven: | ||
| Zaal huur | €350 | |
| Workshops | €275 | |
| Kinderactiviteiten | €155 | |
| Presentjes | €193 | |
| DJ | €200 | |
| Boodschappen | €392 | |
| Tenthuur | €322 | |
| Sub totaal uitgegeven: | €1.887 | |
| Sponsoring | ||
| Frisdrank en Alcoholische drank | €700 | |
| Hapjes | €150 | |
| Kadootjes Kinderen/Vereniging | €75 | |
| Sub totaal Sponsoring | €925 | |
| Eindbalans | € 1.162 | |
Familiereünie Ramautar Notulen december 2012
Aanwezig
Sudesh, Bisnoe, Sangeeta, Rajni, Glenn, Bapie en Sjane
Afwezig
Bio (is bekend), Bhajo (werkverplichtingen)
Afschrift aan Bovenstaande personen
Geen idee wat dit zou moeten zijn
Vergaderingsoort: Evaluatie familiefeest
Nummer: 9
Vergaderdatum: 19 september 2012
Vergaderlocatie: Lemmer
Berkel en Rodenrijs Zaterdag 8 december 2012
Mededelingen
Bhajo is afwezig vanwege werkverplichtingen.
Inbreng agendapunten familieleden t/m 7 december 2012 via email of website Tirbeni
Er waren weinig vegetarische hapjes en het eten was te peper. Voornamelijk het plaatsen van verkeerde naambordjes bij de warmtehouders was voor vele familieleden een doorn in het oog. Verbeterpunt organisatie: er wordt een coördinator benoemd die voor het komend familiefeest verantwoordelijk zal zijn voor de presentatie van de hapjes en het warme eten op locatie.
Inbreng agendapunten organisatieleden
Sudesh, trekt zich per direct terug uit de organisatie en zal bepaalde tijd non-actief zijn. De redenen voor deze wijziging heeft te maken met zijn zware druk van zijn studie/werk op dit moment.
Rajni, de echtgenote van Dheeraj Ramautar wordt welkom geheten als nieuwe organisator voor het komend familiefeest.
Bisnoe, eerst volgende vergadering wordt er een brainstorm sessie gehouden waarbij ideeën van de organisatie en familieleden aan het licht worden gehouden. Dit heeft te maken met welke activiteiten er volgende georganiseerd gaan worden. Iedere organisatielid zal serieus nadenken en vooraf op papier zijn of haar ideeën aandragen.
Er volgt een bedankbrief (nieuwsbrief) naar de familie. Glenn draagt zorg voor het concept.
Overzicht
 Onze eerste familie Milan 2010
| Aantal uitgenodigden: | 63 gezinnen | |
| Aantal betaald: | 34 gezinnen | |
| 34 gezinnen: | 34 x €60 | €2.040 |
| Extra bijdragen: | ||
| 1 x €100 | €100 | |
| 1 x €30 | €30 | |
| Ontvangen: | €2.170 | |
| Uitgaven: | ||
| Zaalverhuur | €380 | |
| Catering | €1.000 | |
| Clown | €160 | |
| Nagelstudio | €100 | |
| Springkussen | €50 | |
| Uitgereikte prijzen | €81 | |
| Tekenmateriaal | €25 | |
| Boodschappen | €561 | |
| Uitgegeven | €2.357 | |
| Saldo | €187 negatief | |